精簡我們的會議
- 發佈時間：2014-11-26 00:29:45 來源：中華工商時報 責任編輯：羅伯特
做工作、辦事情離不了開會，但開會不是越多越好。改進會風，可以從精簡會議開始。
目前，公司各單位所開的會不少。但有一些會，仔細分析，是繁文縟節，降低效率的，大可以不開。大致有以下三種：
一是為開會而開會。從心理學角度來看，少數單位、主管和幹部，把開會作為一種權威和滿足感的體現。具體來説，即把開會作為目的，把開會作為政績。有事要開會，沒事找事也要開會。需要集團研究的事情要開會，不需要集體研究的事情也要開會。有時候一個電話或者是一封郵件就可以解決的事，硬是把人聚起來開會。重形式不重內容，人數求多、次數求多、時間求長。追求開了多少會，而不追求解決什麼問題。二是為跟會而開會。用會議落實會議，用講話落實講話，用文件落實文件，成了少數單位、管理人員約定俗成的思維定勢，認為上頭開了會，下頭也應跟著開會。由此帶來的結果是，上頭開一個會，下頭開一串會。三是為推責而開會。一些會議不是為了推動工作，而是為了推卸責任。特別是遇到一些難度較大、責任較重、風險也較高的工作，把所能涉及到的單位通通召集起來開會，成了將棘手問題轉嫁的“良策”。一來體現出對這項工作的重視。二來出了事，可以以“大家一起開會研究過的”來回避和推卸責任。
“莫圖虛名成為本，腳踏實地幹是真。”這是公司30年發展歷程中培育形成的優良作風，也是我們每一個永剛人應當踐行的行為準則。但從上述三種會議情形來看，顯然悖離了這一行為準則。今後，我們應當力戒此類會議再出現。開會，一定不圖虛，而要求實幹，切實讓會議精簡起來。具體可以從以下幾個方面著手。
一是嚴控會議數量。今時今日，溝通的渠道、方式、載體多種多樣，不一定非要選個會議室，一撥人坐下來開會。有些點對點之間的溝通，或是僅僅需要對方知道，不需要商議的事項，大可通過電話、郵件或者QQ群、微信群等媒介來交流。一些時間相近、主題相近、參加人員相近的兩個或多個會議，可以進行合併，提升會議效率。二是嚴控參會人員。參會對象應是與會議內容密切相關的部門和人員，儘量減少關聯性不大的部門和人員的陪會現象。一些會議，儘量安排最熟悉情況、直接負責此事的人員參加，不一定非請有關主管、幹部陪會。三是嚴控會議時間。開會應做到惜時如金。設定的到會時間，應講求準點，減少早早到會場乾等時間的現象，當然更不能遲到，開會時，發言人應事先準備，發言時有一説一，簡明扼要，重點突出，切忌講空話、套話，耽誤會議的時間。
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