高品質檔案管理工作如何促進事業單位可持續發展

摘 要：檔案管理工作是事業單位日常工作中的重要組成部分，為事業單位的可持續發展提供了基礎性的保障。新時期下，事業單位的改革和發展中，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，要將檔案管理工作做好做強，就必須實現從傳統模式向現代模式的轉變，積極創新工作方法，通過新技術、新手段實現檔案管理工作的現代化和科學化。基於此，本文對事業單位檔案管理工作存在的問題進行分析，並在此基礎上提出幾點改善措施，希望能夠為我國事業單位檔案管理工作的開展提供一定的參考，從而進一步促進我國事業單位實現可持續發展。

引言

事業單位是為社會提供服務的重要社會組織，事業單位在開展工作的過程中，需要對各類資訊進行收集和整理，將這些資訊通過檔案的形式進行保存，一方面為了促進事業單位的發展，另一方面為了更好地服務社會。在新時代背景下，對事業單位的檔案管理工作提出了新的要求，事業單位要加強對檔案管理工作的重視，通過創新管理方式和管理理念來提高檔案管理水準，為事業單位的可持續發展提供支援。

一、高品質檔案管理工作促進事業單位可持續發展的作用機制

（一）通過制度創新促進事業單位可持續發展

在新時期背景下，事業單位要想實現可持續發展，就要將檔案管理工作放在重要位置，這也是檔案管理工作的本質要求。但當前事業單位的檔案管理工作依然存在著諸多問題，不利於事業單位實現可持續發展。因此，事業單位在進行檔案管理制度創新時，需要注重發揮自身優勢，根據事業單位發展的實際情況制定科學合理的檔案管理制度，將其作為開展工作的重要依據和參考標準。同時，還需要不斷完善和創新相關制度，實現工作機制創新。

（二）通過高品質服務促進事業單位可持續發展

隨著事業單位的不斷發展，對檔案管理工作的要求也在不斷提高。基於此事業單位需要通過高品質的服務來進一步促進自身的發展。所謂的高品質服務，主要是指事業單位在提供檔案服務時，需要始終堅持以人為本，實現對服務對象的全面覆蓋，使其在享受高品質檔案服務的過程中更加積極主動，在提高自身服務水準和效率的同時也為事業單位後續工作的開展奠定了良好基礎，進而使事業單位能夠以更加良好的形象、更加優質的服務來贏得更多群眾和組織的信任。

（三）通過高品質人才促進事業單位可持續發展

在事業單位的發展過程中，人才始終是關鍵的因素之一，人才可以通過多種方式來促進事業單位的發展，在檔案管理工作中也是如此。在新時期背景下，為有效促進事業單位的可持續發展，需要不斷提升檔案管理工作水準，提高管理人員素質，使其具備較高的職業素養。通過人才來帶動事業單位的可持續發展是一種非常有效的方式，高品質人才能夠將自身的思想覺悟和精神境界提高到一個新水準。在事業單位中，高品質人才可以促進事業單位工作人員業務水準的提升，提高檔案管理工作效率，通過檔案管理工作來推動事業單位發展。

（四）通過資訊化建設促進事業單位可持續發展

對於事業單位的檔案管理工作來説，資訊化建設是促進事業單位可持續發展的重要手段之一，要充分認識到檔案管理資訊化建設的重要性，將資訊化建設作為一項基礎性工作來抓，積極引進和利用現代化的技術和設備來加強事業單位檔案管理資訊化建設，實現事業單位檔案管理工作的現代化、科技化和規範化。另外，要將檔案資訊化建設與事業單位整體發展目標相結合，將檔案資訊資源的開發利用作為一項重要內容，將其與事業單位整體發展規劃相結合起來，通過檔案資訊化建設來推動事業單位的整體發展。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

檔案管理意識淡薄是當前事業單位檔案管理中最突出的問題之一。許多事業單位領導和員工對檔案管理的重要性認識不足，缺乏檔案管理的基本知識和技能，導致檔案管理工作難以有效開展。具體表現在以下兩個方面：一是領導重視程度不夠。一些事業單位領導對檔案管理工作缺乏足夠的重視，認為檔案管理只是一項瑣碎的工作，不需要投入過多的人力和物力。因此，在檔案管理工作中缺乏必要的支援和投入，導致檔案管理水準低下。二是員工參與積極性不高。由於事業單位員工對檔案管理的重要性認識不足，缺乏檔案管理的基本知識和技能，導致員工參與檔案管理的積極性不高。許多員工認為檔案管理是領導的責任，與自己無關，對待檔案管理工作缺乏責任心和主動性。

（二）檔案管理制度不健全

我國事業單位的檔案管理工作制度不健全，導致其在具體落實過程中，工作效率低下。具體來説，主要表現在以下兩個方面：一是缺乏必要的管理制度，很多事業單位雖然制定了相關檔案管理制度，但是並沒有將其落實到實際工作中去，只是停留在紙面上。二是缺乏必要的檔案管理標準，由於沒有對檔案管理工作的具體流程進行明確規定，導致部分事業單位在具體開展工作時存在較大難度，降低了工作效率。總而言之，缺乏健全的檔案管理制度是當前我國事業單位檔案管理工作中存在的一個主要問題，嚴重影響事業單位檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案管理人員業務水準不高

檔案管理人員的業務水準是影響檔案管理工作品質的重要因素之一，所以事業單位必須對檔案管理人員進行定期培訓，提高其專業知識和技能，讓其能夠更好地適應檔案管理工作的實際需求。但就目前我國事業單位檔案管理工作實際情況而言，仍然存在著很多問題，例如，很多事業單位的檔案管理人員雖然具有較高的學歷，但是專業能力卻不高，使其難以在日常工作中對各種問題進行準確判斷，更不能對各種文件進行有效收集和整理，造成我國事業單位在進行檔案管理工作時所遇到的困難越來越多〔1〕。

（四）檔案管理資訊化程度不足

直到現在，許多單位的檔案存儲方式還存在“兩套式”方法，還在使用紙質的存儲方式，電子化程度嚴重不過關。資訊化的硬體設備沒能得到足夠的重視，許多單位的設備較為落後，沒有及時更新這些設備，資訊化建設的投入嚴重不足。由於硬體設備的不足，有些單位對於檔案數據的處理只停留在記錄和保存階段，並沒有對其進行更深層次的分析處理等工作，檔案數據處理工作的完成度非常低，導致一些重要的數據丟失，檔案管理服務的環節出現停滯等問題。這些問題如果得不到解決，必將會跟不上時代的步伐，從而制約整個事業單位的發展。

三、事業單位高品質檔案管理工作發展路徑

（一）加強宣傳教育，增強檔案管理意識

在當今快速發展的資訊時代，檔案管理工作顯得尤為重要。檔案不僅是單位歷史的見證，更是未來發展的重要依據。因此，加強對檔案管理工作的宣傳教育，不僅是對檔案管理人員職責的提醒，更是提升整個單位檔案管理水準的必要手段。宣傳教育作為提升檔案管理意識的重要途徑，其目的在於讓每一位檔案管理人員深刻認識到檔案工作的價值和意義。通過舉辦專題培訓、座談會等形式，讓檔案管理人員深入了解檔案工作的基本原則、方法和要求，明確自身在檔案管理中的職責和使命。同時，通過案例分析、經驗交流等方式，讓檔案管理人員在實際工作中不斷總結經驗，提升檔案管理水準。事業單位應當充分利用內部宣傳渠道，如單位網站、公告欄等，定期發佈檔案管理相關的政策法規、工作動態和典型案例，引導全體員工關注檔案工作，形成共同參與、齊抓共管的良好氛圍。此外，還可以通過舉辦檔案管理知識競賽、檔案展覽等活動，提高員工對檔案工作的興趣，增強檔案管理意識〔2〕。

（二）落實高品質檔案管理工作，完善檔案管理制度

事業單位開展檔案管理工作，需要認真落實《檔案法》等相關法律法規，不斷完善檔案管理制度，切實提升事業單位檔案管理工作水準。

首先，事業單位應深入學習和理解《檔案法》等相關法律法規的核心精神和具體要求。這些法律法規不僅為事業單位檔案管理工作提供了基本遵循，更是確保檔案管理規範、合法、安全的重要保障。事業單位應定期組織檔案管理人員進行法律法規培訓，確保他們熟悉並掌握相關法律法規，能夠在檔案管理工作中做到依法行事、規範操作。其次，事業單位應根據自身實際情況，不斷完善檔案管理制度。檔案管理制度是指導檔案管理工作的規範性文件，對於規範檔案管理流程、明確管理責任、提升管理效率具有關鍵作用。事業單位在制定檔案管理制度時，應充分考慮單位的特點和需求，確保制度既符合法律法規要求，又能滿足單位檔案管理的實際需要。

最後，事業單位應切實提升檔案管理工作的整體水準，這包括提升檔案管理人員的業務素質、加強檔案管理基礎設施建設、推進檔案管理資訊化建設等多個方面。事業單位應加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的專業技能和綜合素質，使他們能夠更好地勝任檔案管理工作。同時，事業單位還應加大投入，改善檔案管理基礎設施條件，確保檔案的保存和利用環境安全、便捷〔3〕。

（三）轉變傳統管理理念，加強檔案管理隊伍建設

首先，加強對檔案管理人員的培訓。檔案管理不僅要求員工具備紮實的專業知識，還需要他們熟悉資訊化技術、數據安全和法律法規等多方面的知識和技能。因此，事業單位應該定期組織檔案管理培訓，邀請專家授課，提高檔案管理人員的業務水準和綜合素質。同時，鼓勵員工參加檔案學術交流會議，拓寬視野，學習先進的檔案管理理念和方法。

其次，轉變傳統的檔案管理理念。傳統的檔案管理往往注重紙質檔案的保存和管理，而忽視了電子檔案的重要性。隨著資訊技術的飛速發展，電子檔案已經成為檔案管理的重要組成部分。事業單位應該積極擁抱資訊化，建立電子檔案管理系統，實現檔案資訊的數字化、網路化和智慧化。這樣不僅可以提高檔案管理的效率和品質，還可以降低檔案保管的成本和風險。

最後，將檔案管理工作視為事業單位日常工作的一部分，為員工提供更多的學習和交流機會。檔案管理不僅是一項獨立的工作，更是與其他部門密切相關的工作。事業單位應該加強檔案管理部門與其他部門的溝通與協作，共同推進檔案管理工作的順利開展〔4〕。

（四）做好基礎工作，強化基礎設施建設

在新時代背景下，事業單位工作人員應當按照國家相關規定，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理的工作流程、具體標準及崗位職責等，通過制定並實施檔案管理工作制度，能夠有效保障事業單位檔案管理工作的有序開展。同時，在日常工作中還需要做好檔案管理工作的基礎設施建設，如配備相應的電腦、印表機、掃描器等辦公設備，使其能夠滿足日常工作中對檔案資料的處理需求。除此之外，還需要注重對檔案基礎設施的維護與保養。在日常工作中還應當及時對辦公設備進行更新與維護，為事業單位檔案管理工作的開展提供更加便利的基礎條件。同時，還應當注重加大對事業單位人員的培訓力度，使其能夠具備完善的檔案管理知識和技能。

（五）運用資訊技術，推進資訊化建設

在資訊化時代的浪潮下，事業單位檔案管理面臨著前所未有的機遇與挑戰。為應對這些變革，事業單位應積極擁抱資訊化，以資訊技術為引領，推動檔案管理的現代化建設，進而實現檔案管理的科學化、規範化。

首先，事業單位需要明確檔案管理資訊化的重要性。資訊化不僅可以提高檔案管理效率，減少人工操作的繁瑣與錯誤，還能為事業單位提供準確、及時的數據支援，為決策層提供科學的決策依據。通過資訊技術的運用，事業單位可以實現對檔案資料的數字化、網路化管理，使檔案資源得到更加合理、高效的利用。

其次，事業單位需要加強資訊技術在檔案管理中的應用。通過引進先進的檔案管理系統，實現對檔案資料的自動化分類、檢索、存儲和備份。同時，借助大數據分析、雲計算等技術手段，對檔案數據進行深入挖掘和分析，為事業單位提供更加精準的數據支援。這些技術的應用，不僅可以提高檔案管理的效率和品質，而且可以為事業單位的業務發展提供有力支援。

最後，事業單位需要充分利用資訊技術手段，推動檔案管理資訊化建設的持續發展。通過不斷引進新技術、新設備，更新檔案管理系統，提高檔案管理的資訊化水準。

四、結語

檔案管理是事業單位的重要工作之一，是為事業單位提供資訊服務的重要載體。檔案管理工作的品質與事業單位的可持續發展息息相關，因此，加強高品質檔案管理工作具有重要意義。在新時期下，事業單位想要實現可持續發展，就需要重視高品質檔案管理工作，促進事業單位更好地服務社會。（彭賓）

參考文獻

〔1〕姜娜．以高品質的檔案管理工作助力事業單位高品質發展〔J〕．才智，2022（31）：132-134.

〔2〕李恒利．管理智慧化 服務便捷化——事業單位檔案管理與服務高品質建設探析〔J〕．城建檔案，2021（04）：61-62.

〔3〕王琨．事業單位檔案管理工作的優化路徑研究〔J〕．蘭臺內外，2023（05）：46-48.

〔4〕徐艷梅．新時代下事業單位人事檔案管理高品質發展的策略〔J〕．人才資源開發，2022（14）：39-41.

關鍵詞：高品質檔案管理；事業單位；可持續發展

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