檔案資訊化建設的實踐問題與對策分析

摘 要：檔案資訊化建設符合大勢所趨，有助於有效整合和高效共用檔案資源，提升檔案管理工作效率並保障檔案資訊的安全性和完整性。但是當前的檔案資訊化建設基礎設施較為薄弱，建設標準規範有待完善，資訊安全有待加強。基於此，相關部門需要全面加大投入，積極完善基礎設施，堅持與時俱進，制定建設標準規範，遵循安全第一的準則，加強安全保密管理，將以人為本的管理理念貫穿于檔案資訊化建設的始終，有效組建高素質的人才隊伍，全面加快檔案資訊化建設進程，提升整體的資訊化水準。

引言

隨著現代資訊技術的迅速發展，我國正式進入了資訊時代，資訊的重要性顯而易見。為了實現可持續發展，管理部門高度重視檔案這一重要的資訊資源，全面加強檔案資訊化建設，整合利用多種現代資訊技術，穩步提升自身的檔案管理能力，在檔案資訊化管理的過程中發揮檔案資源的多元優勢，實現重要資訊的科學利用和高效配置。

一、檔案資訊化建設的實踐問題

作為基礎資源之一，檔案的重要作用不言而喻，科學高效的檔案管理工作能夠為管理及決策提供必要的參照和依據。在資訊化的大環境下，檔案資訊化建設速度逐步加快，檔案資源實現了高效整合及無障礙共用，整體的檔案管理工作效率越來越高，檔案資訊更加完整，但是檔案資訊化建設耗時耗力大，難以立竿見影，極易出現各種問題。

首先，檔案資訊化建設的基礎設施較為薄弱。檔案資訊化建設包含軟體環境建設和硬體環境建設，軟體環境建設涉及檔案管理制度、檔案管理人員的檔案意識及整體的檔案管理流程；硬體環境則包含網路基礎設施、硬體設備及軟體設備，每一個環節都需要耗費大量的人力、物力和財力〔1〕。目前來看，一部分管理部門不重視基礎設施建設，導致檔案資訊化管理進度偏慢。

其次，檔案資訊化標準規範比較滯後，一部分管理部門仍然採取原始的檔案資訊化管理模式，以照片檔案管理和文書檔案管理為主導。現階段的檔案資訊化建設處於前期探索階段，存在諸多的棘手問題，原有的法律法規及制度規範，無法發揮必要的規範作用和指導作用。

最後，整體的檔案資訊安全有待加強，檔案資訊的安全保密管理工作面臨重重阻礙。在開放多元的網路環境下，檔案資訊化建設的難度系數更高，涉及諸多的敏感資訊，一旦洩露就會引發不可挽回的損失。

二、檔案資訊化建設的實踐意義

（一）有助於有效整合和高效共用檔案資源

作為知識管理的重要資源，檔案對組織的發展和建設有重要的影響。檔案資訊化管理工作的專業性和系統性比較強，主要是指通過微縮和掃描的形式實現紙質檔案向電子資源的有效轉化，有機整合零散的紙質檔案，逐步形成檔案資訊數據庫。在全面推進檔案資訊化建設的過程中，數據庫中的資訊共用範圍越來越廣，檔案資源實現了全面整合和高效利用。檔案管理工作人員可以直接將數據庫中的共用資訊上傳到內部局域網中，結合不同崗位工作人員的工作內容及具體職責設置數據庫的使用許可權。確保檔案資訊能夠在許可權內實現多線程使用、多地方使用及合法操作。對於重要保密性檔案，檔案管理部門可以設置網路申請制度，打破傳統管理模式的面對面服務界限，刪減不必要的工作流程，高效共用及科學利用檔案資源。

（二）有助於提升檔案管理工作效率

檔案資訊化管理的優勢比較明顯，數據處理速度較快，檔案管理工作人員可以整合利用多種資訊化檔案管理技術和手段處理龐雜的業務數據，提升整體的檔案管理品質和成果。傳統的檔案管理工作存在明顯的主觀隨意性，大部分工作由人工操作完成，紙質檔案的數量較多，內容也非常繁雜，檔案整理及歸類耗時耗力，需要投入大量的人力、物力和財力。在檔案資訊化建設的過程中，紙質檔案被轉化成電子檔案，零散繁雜的檔案逐步納入檔案管理網路系統。檔案管理工作人員利用工作經驗及專業知識背景及時存檔並歸類檔案，整體的檔案管理工作效率顯著提升。另外傳統的人工檢索方式存在諸多弊端，在查閱紙質檔案的過程中，工作人員的壓力較重，工作效率偏低，檔案檢索的準確性得不到保障。在引入檔案資訊管理系統後，檔案管理工作人員能夠利用現代資訊技術下發簡單的指令，快速識別、分析並提取所需的檔案資訊，檔案的查閱及文獻的傳輸更加便利，工作人員能夠省時省力，實現高效工作和輕鬆工作。

（三）有利於保障檔案資訊的安全與完整

檔案是企業日常運營和生産的初始記錄，倘若遭受損壞或洩露，勢必對企業的長遠發展和經濟利益構成威脅。在當今檔案資訊化建設全面鋪開的大背景下，查閱檔案變得更加高效和便捷，無需直接觸碰原始文件，有效減少了原件在查閱過程中可能遭受的損害。管理人員借助內部局域網的加密技術，對檔案資訊進行安全處理，並通過設定差異化的訪問許可權，實現在多層次管理中對檔案原件的精心保護。此外，檔案資訊化平臺還能夠精確地記錄每位相關人員的許可權邊界和查檔行為，逐步累積成詳盡的查閱報告。這表明檔案管理的資訊化建設不僅確保了檔案資訊的完整性，還大大增強了其安全性，使檔案資訊洩露的風險得到了顯著的降低。

三、檔案資訊化建設的實踐對策

（一）加大投入，全面完善基礎設施

作為檔案資訊化建設的前提，基礎設施的建立及完善尤為關鍵，關乎整體的檔案資訊化建設水準和進度。如果缺乏必要的基礎設施和條件，就會導致檔案資訊化建設如同無源之水、無本之木，數字化和智慧化檔案管理得不到保障。管理部門需要主動總結檔案管理經驗，抓住檔案資訊化建設工作的核心〔2〕。將目光聚焦于基礎設施建設上，站在網路、硬體、軟體三個層面，全面突破傳統的檔案管理模式，保障最佳的檔案資訊化管理品質和水準。

首先，管理部門應積極解決硬體和軟體問題，以加大數字化轉化設備投入為起點，及時引進現代化檔案資訊化建設硬體，如數位照相機、文檔掃描設備，促進檔案資訊化建設的高品質發展，加快數字化轉化進度。

其次，管理部門應有效搭建管理資訊系統，全面加大軟體投入，利用現代智慧軟體動態分析檔案資訊化建設的多元需求，將需求調研和動態分析貫穿于檔案資訊化建設的始終，著力開發檔案資訊化建設的功能，提升整體的檔案資訊化建設品質，將建設成本控制在有效的範圍。

最後，檔案管理部門應積極優化更新和升級換代硬軟體設施，確保現有的硬軟體設施能夠滿足檔案資訊化建設的現實需要。其中檔案管理資訊系統的構建是重點，關乎整體的軟體和基礎設施建設水準。比如資訊安全系統、智慧分類系統及檔案管理軟體，檔案管理部門應在實地調研和充分準備的同時深入了解檔案資訊化建設的現實需要。利用專業化的檔案管理資訊系統，針對性地完善基礎設施。比如自動化管理，檔案的接收傳遞及儲存，逐步打造立體多元的智慧綜合檔案管理平臺，實現檔案全生命週期的高效管理。

（二）與時俱進，制定建設標準規範

在檔案資訊化建設中，電子檔案所佔的比重越來越高，逐步成為了最重要的檔案存儲方式。相比于電子檔案，紙質檔案有原始憑證的特點，對檔案管理的要求更加嚴格。管理部門需要立足於日常檔案管理工作的現實環境，高度重視檔案資訊優化工作的規範性和系統性，嘗試利用多種管理對策及措施，全面保障檔案資訊化的規範性。首先，管理部門需要理性分析檔案數字化的基本屬性和特徵，明確具體的管理規範及管理標準，著眼于檔案數字化保存的格式、字體、文檔掃描及文檔大小，明確具體的建設標準規範。

其次，管理部門應聚焦于聲像類和照片類的檔案管理要求，嚴格遵循相容性原則，提升檔案硬體軟體設施、存儲格式及數據格式的標準化水準。在全面推進檔案資訊化發展的過程中，我國出臺了諸多資訊化檔案建設法律法規，如檔案數字化標準、檔案數據庫建設標準及檔案資訊化建設標準。管理部門可以將其作為參考和依據，科學制定檔案資訊化工作方案，實現對症下藥。

最後，在明確檔案資訊化建設規範標準時，管理部門需要做到實事求是，綜合考量自身的管理特點及經營領域，靈活調整檔案資訊化建設的思路及方向，建設體現自身特點及實質情況的檔案資訊化規範，有序開展檔案資訊化管理工作。

（三）安全第一，加強安全保密管理

現代資訊技術在加快檔案資訊化建設進程的同時，為檔案資訊化管理工作帶來了諸多的挑戰，安全保密管理工作被提上日程。傳統的檔案工作模式備受詬病，檔案利用率偏低，各個工作環節比較封閉，但與此同時檔案的安全性能夠得到保障〔3〕。但是在進入資訊化時代後，檔案的數字化轉型速度逐步加快，資訊的複製率越來越高，資訊安全較為多元，檔案資訊安全建設不容忽視。

首先，管理部門需要始終堅持安全第一的準則，全面加強安全保密管理，以安全等級管理為主導，認真梳理現有的檔案，深度分析檔案的保密程度和具體價值，實現分級管理，採取多種措施加密保護不能公開的涉密資訊。

其次，管理部門需要培養檔案管理人員的資訊安全意識，定期組織開展培訓工作。檔案管理中心應面向全社會招聘德才兼備的檔案管理人才，將“外部引進”和“內部培訓”相結合，提升內部檔案培訓工作的專業性及系統性。

最後，管理部門可以主動與第三方諮詢機構建立合作關係，及時與檔案管理人員交流溝通，解答檔案管理人員的資訊安全專業問題，全面保障檔案安全。

（四）以人為本，組建高素質人才隊伍

作為時代發展的産物，檔案管理工作比較嚴格，現代化檔案工作較為複雜，比較考驗檔案管理人員的綜合素質，只有積累豐富的檔案管理工作經驗，具備多元化的知識背景和紮實的專業知識功底，才能夠出色完成檔案資訊化建設工作。管理部門需要堅持以人為本的原則，全面組建高素質的人才隊伍。

首先，管理部門應積極引進優秀的檔案管理人才，為檔案管理工作“注入”新鮮血液，增強檔案資訊化建設的活力及生命力〔4〕。

其次，管理部門應將在職培訓和委培相結合，嘗試多種教育模式，潛移默化地提升檔案管理人員的綜合素質，確保能夠掌握檔案資訊化建設的基本要領，充分發揮自身的聰明才智。

最後，作為檔案管理人員自身來説，在參與檔案資訊化建設工作時需要意識到自身的重要責任和歷史使命，堅持終身學習和自我提升，靈活掌握多種檔案資訊化建設的技巧，熟練操作資訊技術工具，主動抓住機遇提升自己，更新知識庫，為檔案資訊化建設作出貢獻。

（五）加強規範，建立健全管理制度

作為檔案管理資訊化建設的前提，管理制度的規範作用和監督作用尤為關鍵。檔案管理部門需要結合業內自律及國家法律法規逐步加強規範管理，建立健全管理制度，一一落實檔案資訊化管理工作。目前來看，國家出臺的資訊化建設法律法規比較健全，涉及檔案數字化標準、檔案數據庫建設標準及檔案資訊化建設標準。檔案管理部門可以將其作為檔案管理資訊化建設的參照和綱領，結合檔案管理工作的現實環境、發展趨勢及行業檔案管理特性科學制定和全面落實檔案資訊化管理標準及規範。檔案管理制度的建立健全是一個系統性的工程，包含多個管理制度和管理標準。

首先，應抓住檔案資訊化管理工作的重點，明確多個管理環節，理順管理思路，科學設置各個環節的管理制度和操作規範。其中資訊化工作中的檔案整理、檔案蒐集、檔案利用是重點，這幾個核心環節的操作規範改革優化不容忽視。檔案管理部門需要加大氣力，將目光聚焦于關鍵環節，實現規範操作和科學管理。比如，設置數字檔案接收標準及資訊錄入標準，逐步完善查閱、共用、移交檔案資訊的相關管理制度，規範檔案資訊化管理工作，確保這一工作有章可循。

其次，檔案管理部門應扮演監督者的角色，高度重視各項檔案管理制度的落實情況及執行情況，加大監管力度，嚴格按照檔案管理制度以及相關的操作規範，實現科學監管。

最後，檔案管理部門應結合檔案管理的現實環境，適當調整相關的制度標準，逐步完善檔案管理資訊，優化標準體系，合法合規地開展檔案管理資訊化建設和工作，用立體成熟、功能齊全的管理制度加快檔案管理資訊化建設進程，提升整體的建設水準。

四、結語

在檔案資訊管理的整體優化與構建中，管理部門必須展現出前瞻性的思維和全面的考量，不僅要加大對基礎設施建設的投入，更要以此為穩固基石，確保檔案系統的穩固運作。同時，我們需緊跟時代的脈搏，緊密結合當前資訊化建設的迫切需求，制定一系列檔案資訊化建設的標準與指導原則。在此過程中，安全始終是不可動搖的底線，以人為本的理念將貫穿始終。

基於強大的安全保密管理體系，將致力於構建一支高素質的檔案資訊化建設專業團隊。這支團隊將不僅具備深厚的專業知識，更將秉持創新、進取的精神，確保在資訊化的浪潮中，檔案管理工作能夠不斷突破自我，邁向新的高度。堅信通過這樣的努力，檔案管理工作將在資訊化的大潮中煥發新的生機與活力，實現更高層次的發展。（趙冰）

參考文獻

〔1〕陶婭嬌．城建檔案資訊化建設存在的問題及對策研究〔J〕．蘭臺世界，2023（S1）：169-170.

〔2〕李翔．企業檔案資訊化的建設重要分析與改進策略〔J〕．進展，2023（07）：34-36.

〔3〕劉歌與．檔案資訊化建設過程中的資訊安全問題研究〔J〕．中國管理資訊化，2020，23（14）：191-192.

〔4〕黃階．資訊化背景下對檔案管理者素質與能力的挑戰〔J〕．內蒙古科技與經濟，2020（24）：30-31.

關鍵詞：檔案資訊化建設；實踐問題；對策分析

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