事業單位如何提高工作效率：按下工作“快進鍵”的方法與策略

摘　要：事業單位工作效率的提高對於推動社會進步和經濟發展具有重要意義。當前，我國事業單位工作效率存在諸多問題，如工作流程繁瑣、人力資源配置不合理、資訊化水準不高和管理體制不完善等。為提高事業單位工作效率，應採取簡化工作流程、合理配置人力資源、提升資訊化水準和完善管理體制等措施。具體包括精簡審批環節、優化內部協作、引入第三方服務、建立科學的人才選拔機制、提供培訓與發展機會、實施績效考核、建設統一的資訊平臺、推廣電子政務、加強資訊安全管理、推行民主決策、建立科學的決策機制和加強監督與評估等方法。通過這些方法和策略的實施，有望進一步提高事業單位的工作效率，為國家和社會的發展作出更大貢獻。

一、事業單位提高效率的重要性分析

事業單位作為社會服務的主要承載體，其效率的提高對於滿足社會需求、推動經濟發展、增加國家整體競爭力具有重要意義。以下是對事業單位提高效率重要性的分析：首先，事業單位效率的提升有助於滿足社會需求。在面對龐大且多樣化的社會需求時，事業單位只有提高效率，才能更好地提供服務。其次，事業單位效率的提高對於推動經濟社會發展具有重要意義。一個高效的事業單位能夠更有效地利用資源和人力，提高工作效率和生産力，進而促進經濟增長。再次，提高事業單位效率可以增加國家整體競爭力。一方面，高效的事業單位能夠更加吸引人才和資金的流動，併為企業等其他領域提供優質服務，提升整體競爭力。另一方面，事業單位自身的競爭力也將在全球競爭中得到提升，為國家樹立良好的形象，加強國際交流與合作。最後，高效的事業單位可以提高社會資源的利用效率，實現社會資源的最優配置。一方面，事業單位通過有效管理和優化運作，可以合理利用公共資源，減少浪費，提高資源利用效率。另一方面，事業單位通過優質服務和高效運營，能夠將資源投放至最需要的地方，減少資源分散使用，從而可以更好地滿足社會的整體發展需求。

二、事業單位工作效率現狀及問題分析

（一）事業單位工作效率的定義與內涵

事業單位工作效率是指單位成員在完成各項工作任務時所表現出的工作能力和效果。它是對單位成員在一個單位時間內所能完成的工作量和品質的評價指標。工作效率的提高能夠大大促進事業單位的發展，提高單位整體的績效水準。

首先，工作效率的定義要包括工作的數量和品質。數量方面，工作效率側重於單位成員在工作時間內所能完成的工作量。品質方面，則是強調工作者在單位時間內所完成工作的品質高低。其次，工作效率還包含單位成員所展現的工作能力。這包括專業素養、職業技能、協作能力、學習能力等多方面的要素。這些能力能夠幫助員工更好地開展工作，並在工作過程中不斷提高，從而提升工作效率。最後，工作效率還與有效的資源利用密切相關。有效地利用資源是指在工作過程中充分利用已有的資源，包括時間、人力、物力等方面的資源，以實現任務的最大化輸出。只有合理使用這些資源並提高效率，才能更好地完成工作任務。在事業單位中，要提高工作效率，需要注意以下幾點：首先，加強內外部溝通，確保資訊的暢通和相互協作。其次，明確工作目標，制訂明確的工作計劃，併合理分配資源。再次，鼓勵員工不斷學習和成長，提高工作能力和技能。最後，建立有效的績效評估機制，對工作進行及時地評估和反饋，形成正向激勵機制，促進工作效率的提高。

（二）事業單位工作效率的現狀描述

事業單位是指由國家行政機關、企事業單位或其他法定機構依法設立，從事公益事務的單位。作為公共服務部門的一部分，事業單位承擔著重要的社會職責和使命。然而，事業單位在工作效率方面存在一些問題，主要現狀如下。

首先，由於機構龐大、管理層次複雜，事業單位的決策過程相對較長。通常有層級、審批和紀律等各種流程需要遵守，這導致許多工作進展緩慢，使得及時解決問題和做出決策變得困難。因此，事業單位在發現和應對問題時需要更多的時間。其次，事業單位的工作流程常常被繁瑣的程式和文書工作所阻礙。各種繁重的文件審核、報批、報賬等工作，讓事業單位職工大部分時間都花在了文件交接、填表格、報告工作上，而缺乏更多時間和資源來開展實質性的工作。再次，事業單位還面臨著人員分配不均和用人機制不完善的問題。一些關鍵崗位上人才短缺，而一些基層崗位工作人員卻較為充裕，導致工作效率無法得到充分發揮。同時，事業單位的人事管理和激勵機制相對滯後，對於能力較強的人才往往缺乏足夠的吸引力，進而影響了整體工作效率。最後，資訊科技的應用進展不足也是事業單位工作效率問題的原因之一〔1〕。

（三）事業單位工作效率存在的問題

1.工作流程繁瑣，辦事效率低下

事業單位常常受到繁瑣的審批流程和冗長的辦事程式的影響，從而導致辦事效率低下。例如，某個醫院新開設一個科室，需要經過多重審批和調研，導致辦事的速度很慢，特別是在緊急情況下，難以提供高效的服務。

2.人力資源配置不合理，人才浪費嚴重

人力資源配置不合理、人才浪費嚴重。由於一些事業單位在人員配備上沒有科學合理地規劃，導致人力資源得不到充分利用，人才浪費嚴重。例如，某個學校招聘了大量的教育專家，但是工作任務並不能真正發揮他們的專業知識，造成了人才的浪費。

3.資訊化水準不高，資訊傳遞不暢

資訊化水準不高，資訊傳遞不暢。一些事業單位在資訊化建設上不夠重視，導致資訊傳遞緩慢，反應遲滯。例如，某個政府部門依然使用傳統的辦公方式，文件需要通過人工傳遞，從而使得資訊的傳遞速度變慢，影響了決策效率。

4.管理體制不完善，決策效率低下

管理體制不完善、決策效率低下。部分事業單位的管理體制仍然較為僵化，中層幹部的發言權相對較小，導致決策效率低下。例如，某個研究機構在決策過程中，由於中層幹部參與不足，導致無法及時作出決策，進而影響了研究的進展。

三、提高事業單位工作效率的方法與策略

（一）簡化工作流程，優化辦事流程

1.精簡審批環節，提高審批效率

可以通過精簡審批環節來提高審批效率。審批環節通常是工作流程中耗時較長的環節之一。通過明確審批許可權、加強內部合作與溝通等方式來簡化審批流程，減少重復工作和審批環節數量，提高工作效率。此外，通過推行線上審批系統、電子簽名等資訊化手段，能夠加速審批過程，避免了紙質流轉和人工操作帶來的延遲。

2.優化內部協作，減少溝通成本

優化內部協作，可以減少溝通成本。事業單位工作往往需要多個部門之間密切配合。為了提高工作效率，可以建立良好的內部協作機制，加強部門之間的溝通和協作，減少重復勞動和資訊傳輸的成本，優化工作流程。此外，可以考慮使用內部協作工具和項目管理軟體，提升工作團隊的協同效能〔2〕。

3.引入第三方服務，分擔非核心業務

引入第三方服務來分擔非核心業務。事業單位通常有許多非核心業務，佔用了大量人力、財力和時間。可以將這些非核心業務外包給專業的第三方服務機構或者與其他事業單位相合作，以減少內部事務繁忙的情況。這樣不僅能夠騰出時間、資源來處理核心業務，還可以在專業領域獲得更好的服務。

（二）合理配置人力資源，激發人才潛能

1.建立科學的人才選拔機制

建立科學的人才選拔機制對於事業單位的工作效率至關重要。這意味著在招聘和選拔過程中，應該注重綜合評價應聘者的能力、經驗和潛力。例如，可以通過專業的筆試和面試環節來評估申請者的知識水準和解決問題的能力，並且要注重對自主學習、創新思維和團隊合作等綜合素質的考察。此外，建立一個有效的背景調查機制，確保人員選拔過程的公正和透明，防止不適合的人員進入工作崗位。

2.提供培訓與發展機會，提高員工素質

提供培訓與發展機會是激發員工潛能的重要手段之一。通過培訓，可以提高員工的專業知識和技能水準，使其更有效地履行工作職責。因此，事業單位應該根據員工的不同職位和崗位要求，設計相關的培訓課程，包括專業知識培訓、能力提升培訓等。同時，還應該鼓勵員工參加外部培訓和學習。此外，事業單位也應該提供晉陞和發展機會，為員工提供個人成長和事業發展的機會，從而增加其為事業單位做出貢獻的積極性和動力。

3.實施績效考核，激勵員工創新與進取

實施績效考核是激勵員工創新與進取的重要手段。通過制定清晰的工作目標，建立績效考核指標體系，並將考核結果與激勵措施相結合，可以激勵員工努力工作、創新思維並追求卓越的精神。同時，要確保績效考核的公正性和透明度，避免評價過程中出現主觀偏見和不公平現象。另外，更要注重員工的自我評價和反饋機制，鼓勵員工自我提高和進步。通過有效的績效考核，可以促進員工個人和組織整體的發展。

（三）提升資訊化水準，實現資訊共用與傳遞

1.建設統一的資訊平臺，實現數據整合

建設統一的資訊平臺是提高工作效率的基礎。通過將原先分散在各個部門、單位的數據整合到一個統一的資訊系統中，可以實現數據的共用和交流。相關部門可以通過這個資訊平臺共同使用研究數據、制定政策、開展工作。這樣不僅可以避免重復勞動和資源浪費，還可以提高資訊的透明度和及時性。

2.推廣電子政務，提高辦事便捷性

推廣電子政務能夠提高辦事的便捷性和效率。電子政務是利用資訊技術來提供便捷的政府服務和公共服務的形式。通過建設線上申辦系統、數字化檔案管理系統、電子簽名認證等，可以實現政務辦事的網上化、一站式服務、跨機構協同辦公等。這樣既可以提高群眾辦事的便捷性，又可以減輕政府工作壓力，提高工作效率〔3〕。

3.加強資訊安全管理，保障資訊傳輸安全

加強資訊安全管理是保障資訊傳輸安全的關鍵。隨著資訊化水準的提升，資訊安全問題日益凸顯。各級事業單位應建立健全資訊安全管理制度，加強對資訊系統的保護和監控，降低數據洩露和駭客攻擊的風險。同時，增強員工的資訊安全意識和開展技能培訓，提供強有力的資訊安全支援和技術保障〔4〕。

（四）完善管理體制，提高決策效率

1.推行民主決策，充分聽取各方意見

推行民主決策是提高管理效率的重要方法之一。事業單位往往涉及各方利益和意見，在決策過程中充分聽取各方意見可以避免部分利益受到損害，同時也能改進和完善決策方案。通過多方參與、廣泛徵求意見，可以建立起充滿活力和創新力的管理決策模式，增強工作團隊的凝聚力和執行力。

2.建立科學的決策機制，提高決策品質

建立科學的決策機制是提高管理效率的重要策略之一。事業單位往往面臨著複雜的問題和抉擇，採取科學化的決策機制可以提高決策的科學性和準確性。通過制定明確的標準和程式，促進資訊的蒐集、分析和評估，從而制訂出合理的決策方案。

3.加強監督與評估，確保決策落地執行

建立科學的監督機制可以及時發現問題和漏洞，並採取有效的措施進行糾正和改進。同時，正確而公正地對工作績效和決策結果進行評估，可以激勵員工的積極性和創造性，有效提高工作效率。此外，也應對決策落地執行進行追蹤和評估，確保各項決策得以落實，避免計劃只停留在紙面上的局面。

（五）建立持續改進機制

1.鼓勵創新思維

創新，是提高工作效率和服務品質的重要驅動力量之一，對於事業單位而言，要能夠建立鼓勵員工積極思考，提出新點子的企業文化格局，在此環節可以積極設定創新基金，鼓勵將新的觀點不斷融入工作改進中，驗證其有效性之後，迅速將其推廣到各項業務中去，這樣才能夠讓員工得到認可，接受對應的獎勵。

2.開展定期評估，形成反饋迴圈格局

在定期評估方面，要能夠保證事業單位工作成效和流程效率有著準確的數據作為支撐，能夠迅速識別其中存在的問題，研判改進的空間，鼓勵對應部門或者從業人員可以依照PDCA理論去進行改善，去進行調整，去進行優化。在反饋系統的幫助下，事業單位的整個業務流程才會更加順暢，服務的品質也會不斷提升。

四、結語

綜上所述，提高事業單位工作效率需要從簡化工作流程、優化辦事流程、合理配置人力資源、激發人才潛能、提升資訊化水準、實現資訊共用與傳遞以及完善管理體制等方面入手。通過精簡審批環節、優化內部協作，引入第三方服務等方式簡化工作流程；建立科學的人才選拔機制、提供培訓與發展機會，實施績效考核等手段激發出人才潛能；建設統一的資訊平臺、推廣電子政務，加強資訊安全管理等措施提升資訊化水準；推行民主決策、建立科學的決策機制、加強監督與評估等策略完善管理體制。這些方法和策略的綜合運用，將有助於提高事業單位的工作效率，促進其更好地為社會和人民群眾提供優質服務。（張聰　王若松）

參考文獻

〔1〕張鳳龍．提高事業單位行政事務人員工作效率的策略〔J〕．活力，2022（22）：139-141．

〔2〕孟春霞．新時期如何提高事業單位人事管理工作效率〔J〕．現代企業文化，202（21）：25-27．

〔3〕史軍．關於提高事業單位檔案管理工作效率的思考研究〔J〕．國際公關，2022（07）：61-63．

〔4〕馬莉蘋．關於提高事業單位檔案管理工作效率的思考研

究〔J〕．黑龍江檔案，2021（05）：218-219．

關鍵詞：事業單位；工作效率；工作品質

中國林業科學研究院 北京　100091