高校重大活動檔案歸檔工作初探——以上海海洋大學建校110週年系列活動檔案為例

摘 要：高校重大活動檔案具有重要的存史、資政、育人功能，是高校檔案資源中十分重要的組成部分。本文以上海海洋大學建校110週年系列活動檔案為例，通過分析高校重大活動檔案的特徵、意義及現狀，試圖提出做好高校重大活動歸檔工作的一些建議。

建設教育強國，龍頭是高等教育，近年來各高校相繼把握高等教育高品質發展體系目標，通過舉辦各類型的重大活動加快高校內涵建設。及時、完整地對高校重大活動檔案進行收集、整理、歸檔，體現了一個學校的高水準治理能力，同時也能夠反映高校發展的歷程及成果。

一、加強高校重大活動檔案歸檔工作的意義

（一）存史價值

高校重大活動是對學校具有重大影響力的組織行為，如舉辦大型國際學術研討會、重要會議和紀念活動等。這些活動檔案是高校發展歷程上的重要見證，展示了學校辦校治學及組織科研的成果，有些影響範圍甚至超出本校，對教育界、社會乃至國家都具有重要的存史利用價值。例如，上海海洋大學在建校110週年之際舉辦“雙一流”建設推進系列活動期間，與多個單位簽署戰略合作協議，成立多個重大科研創新平臺，促成聯合國糧農組織在全球的第一個水産生態養殖中心（CEA）落地簽約，啟動上海臨港新片區“大思政課”綜合實驗區建設，開門辦學、廣聚資源，以平臺建設服務地方發展，提升學科國際影響力。這次活動檔案是上海海洋大學辦學方向、辦學理念、辦學成果的充分展示，具有重要的存史價值和特殊的紀念意義。

（二）資教功能

高校重大活動檔案的收集歸檔能夠有效檢驗整個活動的開展成效，並從檔案中總結經驗，進一步提升高校治理能力。因此，檔案不僅是記錄和憑證，亦是後續發展的支撐和助推。2022年黨的二十大勝利召開，上海海洋大學建校110週年系列內涵推進活動檔案記錄了學校聚焦“雙一流”建設目標，以學習宣傳貫徹黨的二十大精神為主題、以推動“雙一流”建設新發展為主線開展的一系列活動，全面總結了一個階段以來學校的辦學經驗，體現了上海海洋大學治學水準和今後辦學目標。這些寶貴的檔案今後必將成為邁向高品質發展之路、建成世界一流特色大學的目標上的助力和指引〔1〕。

（三）育人功能

當今社會飛速發展，給世界觀、人生觀、價值觀正處於塑形期的大學生帶來巨大衝擊，高校德育工作任重而道遠。從檔案角度思考“培養什麼人、怎樣培養人、為誰培養人”，能為高校育人工作帶來不少啟發。重大活動檔案為高校“三全育人”工作提供了生動豐厚的素材〔2〕。以史為鑒，開創未來。高校重大活動檔案記錄著一所高校的重要時刻，利用最原始、最真實的檔案將學校的辦學初心、歷史文脈、科學家精神、教育家精神等向師生娓娓道來，讓學校的文化與傳統得以延續，更能激起師生文化上“根”與“魂”的認同，增強愛校榮校意識。

（四）豐富館藏

高校重大活動檔案工作的推進，不僅能在“存史、資教、育人”方面起到重要作用，還能推進檔案工作本身的發展。高校重大活動一般是高校黨政工作要點，在各部門傾注精力完成此項工作時，一方面，對檔案工作的重視程度得以提高。另一方面，專兼職檔案員的業務技能得到快速提升。

二、高校重大活動檔案的定義及特點分析

（一）高校重大活動檔案的界定

重大活動檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發事件過程中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。《上海海洋大學檔案工作條例》定義“重大活動檔案（含聲像載體類檔案）”為：“黨和國家領導人在校視察、考察、指導工作等；中央和國務院各部委及其下屬司、辦主要負責人來校參觀訪問、指導考察工作等；上海市委、市人大、市政府、市政協，及市教衛黨委、市教委、市海洋局、市農委主要領導人在校視察工作、開展調研、檢查工作等；兄弟省、市、自治區，及學校主要合作地級市、縣主要領導人來校參觀訪問、指導考察工作等；國際政要、著名人士來校參觀、訪問、演講、講學等；校領導出席的重要公務活動（包括外事出訪活動）；本校師生參加並獲獎的國內外重大競賽（技）活動；本校舉辦重大慶典和重要紀念活動等。”

由此可見，高校重大活動檔案涉及高校關鍵重點工作內容，各高校應對此類檔案給予高度重視，把重大活動中産生的檔案資料及時、完整、齊全地收集、保存下來。

（二）高校重大活動檔案的特點分析

1.價值性高

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。高校重大活動檔案是記載高校要事、盛事最直接最權威的憑證材料，展示了高校一個階段的發展歷史、治學特色和科研成果，承載著各高校辦學宗旨、興學理念和教育智慧，蘊含著豐富的資源和財富，具有較高的憑證價值和育人價值，對學校和社會的影響意義深遠。

2.時效性強

高校重大活動檔案具有較強的時效性，會在活動期間相對集中地大量産生，而活動一旦結束，檔案通常也不再形成。因此，從時間跨度上來看，具有明顯的計劃性、階段性、集中性的特點。

3.形式種類多

重大活動從籌備之初到活動總結，通常會形成多種不同類型的檔案材料，以公文、活動方案、新聞稿等為代表的傳統的文書類檔案，以電子文件為代表的電子檔案，以照片、視頻、音頻等為代表的聲像類檔案，以紀念品、捐贈物品等為代表的實物類檔案等。這些檔案在載體上形式各異，卻又在內容上相互聯繫。以上海海洋大學建校110週年系列活動檔案為例，如活動方案、總結等紙質檔案外，還有相關標識設計圖稿等原始電子文件檔案、各地校友祝福視頻等聲像檔案、社會各界捐贈品等實物檔案等，種類繁多，從多個側面反映了活動全貌。

4.來源範圍廣

高校重大活動通常由各部門聯合舉辦，因而此類檔案的形成較為分散，來源範圍比較廣泛。如上海海洋大學建校110週年活動由校長辦公室牽頭，聯合組織部、宣傳部、校友與社會協調處、科技處、後勤處、團委、各學院等多個部門共同承辦，下設會務組、宣傳組、後勤保障組等10余個工作小組，這意味著此項活動檔案的收集需要眾多部門和學院的共同努力。

三、高校重大活動檔案歸檔工作存在的不足

高校重大活動檔案不能得到及時完整地收集、歸檔，其原因主要歸結於以下四個方面。

（一）檔案工作意識薄弱

高校重大活動經常在結束以後就以為完成此項工作，而忽視了及時將原始材料收集、整理、完成預立卷才是完整意義上的收官。近年來，儘管高校檔案工作受到越來越多的重視，但仍存在認識不足的問題。有不少高校將主要精力和時間花在提高辦學科研品質、強化師資隊伍建設等方面，對於檔案資料的留存、檔案治理能力的提升並不十分關注〔3〕。一些院校職能部門仍視“歸檔”為一項可有可無的邊緣性工作，並未配備專、兼職檔案員，也未將此項工作納入部門整體工作計劃和考核中，檔案工作意識較為淡薄。

（二）檔案管理制度不健全

“無規矩不成方圓”，任何工作的開展都需要遵照一定制度和標準。一些地方高校檔案管理制度不夠健全，缺乏與高校重大活動相配套的檔案管理制度，直接造成對重大活動檔案定義不清晰、歸檔主體責任人不明確、歸檔材料範圍不明瞭的狀況。歸檔工作一旦無法可依、無章可循，就容易導致各部門權責不清，甚至互相推諉，歸檔工作不能及時、完整、規範地完成。

（三）組織監管力度不夠

很多高校在重大活動歸檔工作方面，缺乏上級部門的組織和檔案部門的監管，活動承辦部門歸檔執行力不強。重大活動過程中各部門形成不同的檔案，但因辦公地點分散，收集工作存在一定困難。若沒有上級部門的組織與協調，此項工作便很難推進。另外，高校檔案管理部門很少在活動前期介入到重大活動中去，對整個活動過程不了解，不能及時跟進和指導重要資料的形成情況，對歸檔工作無法進行有效監督、指導和檢查，難以保持材料的系統性、完整性。

（四）檔案資訊化水準不高

在數字化資訊時代，各行業、各領域都面臨著資訊化建設的迫切要求，然而目前多數地方高校檔案工作模式還處於傳統的“剪刀加漿糊”階段，檔案電子化、資訊化進程緩慢，難以應對新時代對檔案管理的發展要求。

四、做好高校重大活動檔案歸檔工作的建議

（一）加強宣傳

目前，高校業務部門歸檔意識薄弱的現象普遍，不少人認為只要把自己部門的工作做好就行了。因此，在開展重大活動的時候，普遍只關注活動本身，而忽略了檔案資料的保存。增強檔案意識，重視檔案工作是開展好高校重大活動檔案歸檔工作的第一步。各高校可利用好“6·9”國際檔案日、檔案業務培訓、各類檔案專題展等契機，在學校大力宣傳檔案工作，自覺建立起“為黨管檔、為國守史、為民服務”的精神，重點突破檔案歸檔意識薄弱現狀，從思想上增強檔案責任意識，真正做到“三納入、四同步”，夯實檔案工作基礎，開創檔案工作新格局。

（二）建章立制

高校要強化檔案組織建設和制度建設，為重大活動檔案工作順利開展提供最堅實的組織和制度保障。2021年《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，要健全重大活動、突發事件的應對檔案工作機制。高校檔案部門應參考國家檔案局制定的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》等相關法規，結合本單位實際情況，制定本單位重大活動檔案管理辦法，為工作開展給予制度保障。

高校重大活動的開展一般由一個部門牽頭，多個部門聯動。因此，要抓好檔案工作，必須從學校管理的角度出發並加以重視，牽頭部門須做好協調、統籌的工作，組織所有活動部門做好檔案收集和整理，檔案管理部門則應在活動過程中提供相應業務指導，以點帶面，統籌規劃，完成管理閉環。上海海洋大學在開展建校110週年系列活動之前，專門成立活動工作小組，由校長辦公室牽頭，下設10余個小組。牽頭部門在活動籌備階段發佈通知，明確各自職責和分工，並強調歸檔的重要性，檔案管理部門根據學校“三重檔案”管理辦法進行全程指導、監督。只有學校統一管理、建章立制、職責清晰，工作人員在檔案收集整理的實際過程中才能做到有章可循、有規可依，保障專題檔案工作的效率與品質。

（三）提前介入

高校重大活動大多為時間跨度較長的系統工程，從籌備、策劃、實施到總結，通常持續數月甚至數年之久。要求重大活動的歸檔工作全面及時、應收盡收，就不能忽略檔案工作的提前佈置。在重大活動啟動之前，學校檔案管理部門就應提前介入，與活動牽頭部門共同制定、提前佈置檔案工作，並對工作人員做好檔案業務培訓，確保後續工作順利開展。做好整體工作前端控制，能強化工作人員的檔案意識，有效避免歸檔工作滯後、材料殘缺不全、不合標準的情況。

（四）過程指導

檔案管理部門要主動對接各分管部門，在活動開展的各個環節提供全方位的有效指導和監督。明確重大活動檔案收集範圍，對重大活動中形成的各類檔案材料加強分類指導，重點關注在日常歸檔中不常遇到的實物檔案、聲像檔案，確保收集的完整性和齊全性。

（五）資訊化數字化建設

檔案資訊化數字化建設是提高檔案管理品質和水準的重要抓手，也是時代發展的要求。實施重大活動檔案的資訊化管理，能夠更加多維、立體地呈現和留存高校記憶，更重要的是使檔案利用突破時空限制，便於網路傳輸和資訊交流。一方面，在重大活動檔案收集的過程中可大力推行“雙套制”原則，鼓勵收集歸檔電子文件。另一方面，可利用專業設備對重要的紙質檔案進行數字化處理，加快高校重大活動檔案資訊化數字化建設，推進檔案資源建設。

五、結語

檔案工作是一項利國利民、惠及韆鞦萬代的崇高事業，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。重大活動檔案是高校記憶裏濃墨重彩的亮點，歷史無聲，檔案留痕，紮實做好高校重大活動檔案歸檔工作，必將助推高校的管理與發展。（陸原）

參考文獻

〔1〕張巨峰，馮喜鳳，扆兆琳．檔案資源建設背景下高校重大活動檔案歸檔工作思考〔J〕．黑龍江檔案，2023（01）：41-43．

〔2〕金滿銀．高校治理視域下重大活動檔案管理研究——以黨史學習教育檔案管理為例〔J〕．機電兵船檔案，2022（05）：72-74.

〔3〕李亞楠，張園園，夏宇飛．高校校慶檔案收集工作的經驗與思考——以天津醫科大學70週年校慶為例〔J〕．辦公室業務，2022（09）：78-80．

關鍵詞：重大活動檔案；高校；歸檔

上海海洋大學檔案館 上海 201306

作者簡介：陸原，碩士研究生，綜合檔案管理員（助理館員），研究方向：檔案管理。