關於提高事業單位文書檔案管理效率的路徑討論

摘 要：如今，在社會的不斷發展與進步下，事業單位的文書檔案數量明顯增多，對單位文書檔案管理工作也提出了更高要求，受此影響，很多事業單位在文書檔案管理方面的問題被逐漸暴露出來，並且得到了社會的廣泛關注，而文書檔案管理效率不高是其中的一項關鍵問題，影響著單位發展價值的有效提升。基於此，本文主要圍繞提高事業單位文書檔案管理效率的路徑展開論述。首先，概述了文書檔案的內涵；其次，闡述了事業單位實施文書檔案管理的重要性；最後，分析了提升事業單位文書檔案管理效率的具體路徑。

在事業單位的日常經營與管理進程中，文書檔案是其實施一切工作的基礎，是支撐單位各項工作得以順利開展並妥善落實的重要依據。良好的文書檔案管理具備諸多優勢特點，如服務性、政治性、技術性，而相應的管理工作崗位主要是記錄單位發展歷程中産生的各類資料資訊，以及和社會發展有關的資訊。同時，事業單位文書檔案管理效率的高低，在很大程度上影響單位的整體管理水準，能夠給予單位發展以準確、可靠的決策參考，在單位發展期間發揮著十分積極的推動作用。目前，隨著網際網路等先進技術手段的高速發展，給事業單位內部的文書檔案管理環境帶來了顯著變化。因此，存在傳統性、滯後性的管理理念和方法已不能滿足單位在當下對文書檔案的管理需求，這就需要單位文書檔案管理積極迎合新時代的形勢要求，及時革新現行的檔案管理模式，帶動管理工作的高效化發展，從而為事業單位後續的可持續、健康發展奠定堅實基礎。

一、事業單位文書檔案的內涵

針對文書檔案而言，其主要包括事業單位進行經營與管理所産生的各項資料、文件，還有和這些資料、文件存在相關性的所有數據資訊，如人力資源資訊、制度規定、決策性文件、調查研究報告、各種形式的合同、會議紀要等。同時，文書檔案所囊括的範圍非常廣，涵蓋了單位一直以來的發展歷程、單位內部員工的工作表現、單位作出的決策以及決策依據、對於單位員工的工作評定等，是事業單位在管理、決策、經營等重要領域所不可或缺的資訊參考。事業單位的文書檔案不論在存放上還是在管理上，都有著比較特殊的要求和方法，對此，檔案管理人員必須嚴格遵循既定的規範要求來展開對文書檔案的管理，以此為單位之後的正常工作，有序運作保駕護航。

二、事業單位實施文書檔案管理的重要性

（一）文書檔案是檔案業務的核心

對於事業單位來説，其在經營發展期間需要著手推進諸多不同形式的業務工作，而這些業務工作的運作會産生不同類型的文書檔案，主要由檔案管理機構優先進行檔案匯總，然後來統一管理全部的檔案內容。事業單位檔案業務的核心在於文書檔案其原因是：第一，在企業整體的檔案管理工作下，文書檔案管理花費的時間和精力較多，不僅需要檔案管理人員分出足夠的時間來管理現有的文書檔案，而且單位還要分配給實際管理工作以充足的資源。如此，才能推進對文書檔案的廣泛收集、科學分類、及時歸檔、妥善儲存，以及通過與單位真實發展要求的有機結合，從而展開對文書檔案資源的深層挖掘和充分利用。第二，單位檔案管理人員在文書檔案管理工作領域形成的很多實踐經驗，在針對其他檔案的管理過程中同樣可以適用，這能夠幫助檔案管理人員在第一時間發現檔案管理工作中的問題或不足，然後及時借助切實可行的改進策略進行處理，有利於單位檔案管理品質、效率的進一步提升〔1〕。

（二）文書檔案具有較高的參考價值

事業單位文書檔案的參考價值具體體現在以下幾個方面：第一，單位在組織實施各項業務項目時，會不可避免地用到諸多材料內容，這就需要對文書檔案進行查閱，如此一來，相關業務工作人員就可以隨時隨地掌握某項業務運作期間事業單位的實際運作狀況，能夠有效防止業務推進過程中出現任何差錯；第二，事業單位業務項目的運作

離不開專業、針對的業務活動，而對於業務活動的組織和執行，會牽扯到很多決議決策或規章制度，基於對文書檔案中有關內容的有效運用，能夠使其成為決議施行的重要參考依據；第三，事業單位中還包含很多的研究工作任務，如學術報告、業務報告的撰寫，這些工作同樣需要查閱並調用文書檔案，同時，文書檔案也是開展這部分工作所必需的原始資料，能夠更好保障研究工作的準確性、客觀性，使其獲得更具價值意義的參考；第四，單位文書檔案中還包括各職能部門及其工作人員在各自所負責的工作任務上取得的成績，能夠給予單位績效考評以全面、有效地參考，大幅提升了績效考評工作的公正性、合理性〔2〕。

（三）文書檔案能夠提供檢索服務

事業單位在落實管理工作、探索工作依據、提供歷史資料、提供技術參考的過程中，都需要做到對文書檔案的檢索。目前，事業單位所具備的公共服務職能正不斷向多元化、靈活化的方向發展，這就要求單位積極落實對文書檔案的集中化管理，並根據不同的檔案使用需求，進而優化自身的檔案檢索服務，有利於增強檢索服務的優質性、多樣性。在未來，事業單位文書檔案檢索的服務範圍會更加廣泛，也就是不會單純限制在單位內部，而是會由內及外地不斷擴大，促使社會公眾對文書檔案的檢索需求得到實際滿足，有助於推動單位社會服務職能的充分發揮。

三、提高事業單位文書檔案管理效率的路徑

（一）建立完善的文書檔案管理體系

第一，事業單位檔案管理部門需要優先制定具備規範性、精細性的文書檔案管理制度，制度內容應重點強調關於文書檔案的編制、審批、歸檔、借閱、銷毀等重要流程，以此進一步規範並約束檔案管理人員的工作行為，同時，更好優化管理文書檔案的具體流程；第二，檔案管理人員還要在現行文書檔案管理監督檢查機制的基礎上加以創新和完善，可以定時組織實施專項化的檢查活動，檢查過程中不論發現任何問題，都要第一時間督促負責人員進行處理和整改，通過這樣的方式來促進單位文書檔案管理工作的完善化、標準化運作，利用良好、有效地宣傳教育與培訓活動，幫助有關工作人員及時樹立並不斷強化標準意識，重點關注檔案管理的規範性，切實提升整體的文書檔案管理水準。同時，檔案管理人員還可以積極引進先進化的科學技術手段，對現有的文書檔案管理方法進行全面革新，在部門中提倡採取數字化檔案管理模式，從而將文書檔案內容電子化。如此，即可實現對文書檔案的智慧化儲存、檢索、共用，進而推動單位文書檔案管理效率的有效提升，也能進一步增強對文書檔案管理的精準性。除此之外，檔案管理人員還需著重把關文書檔案內容的品質，同時嚴控形成的檔案的數量，以此大幅度提升文書檔案的可查閱性以及檔案管理的可實施性。針對各類重要程度不一的文書檔案，應為其設置相對應的差異化分級管理標準，確定好對各級文書檔案的處理時間與管理方法，這樣也能提升對文書檔案的管理效率；第三，要求單位檔案管理人員及時完善部門中的檔案管理系統，主要工作任務有：設置明確的文書檔案分類標準以及一致的檔案管理程式、積極制定與之有關的管理制度、借助資訊化技術手段有效規避檔案泄漏問題。其中，需要提升對數據管理技術的使用率及使用效率，目的在於更好保障文書檔案資訊的安全性、合規性，並以此為基礎，進一步制定建立在區塊鏈、雲計算等先進科技手段之上的文書檔案管理方法，從而加快事業單位文書檔案管理體系的改革進程，為文書檔案管理效率的更好提升提供充足助力。

（二）優化並完善文書檔案管理流程

第一，檔案管理人員應對當前的文書檔案管理流程作出全面、系統的分析，然後據此形成對相關業務流程的充分掌握，以及對操作模式的熟練運用，並能夠利用業務流程和操作模式及時發現文書檔案管理中存在的重難點，及管理工作所面臨的一些局限。待分析完成文書檔案管理流程後，檔案管理人員需要以此為基礎進行補充完善，要保證補充之後的管理流程的完善性、規範性、明確性，還要設置科學、合理的流程規則，如對於具體操作步驟、實際審批應用、關鍵時間點的明確，同時，也要選用與之相適應的技術工具，主要發揮輔助監督作用，確保文書檔案管理工作的規範執行。第二，檔案管理人員還應提升對文書檔案存儲空間和保護的關注與重視程度，並就這方面做好科學、專業的設置。在新型文書檔案管理流程的運作過程中，必鬚根據實際的檔案管理情況對流程進行實時評估和準確分析，從而保證儘快實現提升文書檔案管理效率的工作目標。以下為幾點具體的優化方法：其一，檔案管理人員可以借助IT技術對單位內部的文書檔案管理進行日常化處理，有了IT技術的支援和助力，檔案處理工作會更具協同化、自動化，也能實現對檔案內容的實時交互和及時扭轉，同時，也有效增強了檔案資訊的共用性，更好保障檔案使用者在調用檔案時的時效性。其二，制定標準、清楚的審批流程、表單佈局、字段控制，依據檔案使用需求合理刪減一些不必要的文書檔案管理步驟，大大縮減針對文書檔案的分析處理時間，文書檔案管理效率也會隨之提升。

（三）加強各部門之間的協同合作

從某種層面來説，事業單位文書檔案管理工作的落實效率和單位整體運作體系之間存在較為緊密的聯繫，同時還和其他職能部門以及部門業務的運作與發展息息相關，並且還在很大程度上關係到各工作部門的業務品質。對此，事業單位要想進一步提升自身的文書檔案管理效率，全面保障文書檔案管理的品質，維護文書檔案類型的多樣化，增強檔案資料內容的層次性，就必須積極推動自身各職能部門之間的良好溝通與協調合作，致力於在單位中創建積極、健康、向上的工作氛圍，不斷引導各部門形成對文書檔案管理工作的高度重視。同時，單位也要定期觀察並了解檔案管理人員的具體工作訴求，便於在他們管理文書檔案的過程中給予其充足的配合和支援。對於單位內部的不同職能部門，應委派專門人員負責實施對文書檔案的收集與管理工作，如此，能夠有效推動文書檔案管理工作的順利開展與有序實施。除此之外，單位檔案管理人員還要注重自身所在工作崗位的優勢的充分發揮，能夠積極同其他業務部門中的工作人員進行實時溝通，從而形成對各業務部門當下運作狀況的基本了解，也要一同了解單位當前的具體經營情況，以便於促進文書檔案管理工作的科學化、針對化實施。檔案管理人員在對文書檔案進行收集、整理、匯總、儲存、開發、利用時，要加強和單位職責分工情況的有機結合，強化和其他各職能部門人員之間的良性互動，始終堅持對檔案管理的嚴謹、規範實施，要做到在産生文書檔案資料後，第一時間將其進行收管，並嚴格根據既定的規範化標準，妥善落實不同年度下的文書立卷工作，切實保障在提高單位文書檔案管理品質的同時，也能實現檔案管理效率的顯著提升，確保單位文書檔案管理價值的充分展現，進而給事業單位後續的高質高效發展提供更為便利的條件。

（四）創新文書檔案管理方式方法

第一，及時引進資訊化手段。檔案管理人員應積極搭建專業、完善的數字化文書檔案管理系統，以此形成對文書檔案資料的電子化儲存，同時，也能實現對文書檔案的智慧化檢索，而且還有利於對所需文書檔案的實時共用，不僅大幅度提升了文書檔案管理的工作效率，還可以推動文書檔案管理的精準化、精細化落實。第二，提高文書檔案的品質。如針對文件編制，檔案管理人員要做好嚴格控制和全面審查，重點需要控制所形成的文件內容的品質，並限制文件産生的數量，以此更好確保文書的規範性、明確性。第三，實現知識共用。檔案管理人員要不斷強化單位各職能部門對文書檔案資訊的共用和利用，督促各部門在良好的協同合作下，實現對文書檔案的實時共用，這樣能夠有效規避人為操作失誤等問題的出現，也能預防重復性勞動的産生。第四，進行分類管理。檔案管理人員可以依據不同指標對現有的文書檔案進行科學分類，併為不同類型的文書檔案制定與其管理需求相符合的檔案管理方式，還要對不同類型文書檔案的處理設置規範的要求，如此也能實現文書檔案管理工作效率的提升。第五，強化安全保障。由於事業單位文書檔案中會涉及一些機密性文件，因此針對這部分文件內容的管理，檔案管理人員應充分保障好其安全性、完整性。可以構建一套系統、可行的安全審查與管理機制，在機制的約束下更好維護機密性文書檔案的安全。

（五）強化建設文書檔案管理人才隊伍

第一，增強文書檔案管理人員的綜合素質。事業單位文書檔案管理效率的提升離不開檔案管理人員的支援，因此，必須重點關注文書檔案管理人員綜合素質的提升。新時期下，事業單位進行文書檔案管理應當優先注重對檔案管理人員的全方位培養，特別是要培養人員的資訊化辦公能力，進而創建一支具備較強綜合素質和較高專業能力的複合型管理隊伍，使其為單位的文書檔案管理工作提供更為高效的服務。第二，加大對檔案管理人員的培訓力度。比如，要加強對人員的服務意識的培訓，充分激發其對檔案服務的積極性。另外，還要重點培訓文書檔案管理人員的檔案審查和歸納能力，以此確保對文書檔案的保管品質。還可以邀請檔案管理方面的專家人員到單位舉辦相關的主題講座，並鼓勵文書檔案管理人員進行全面參與，通過參加講座，檔案管理人員能夠獲取更多的實踐知識和寶貴的管理經驗，這也有利於人員綜合素質的提升。

四、結語

綜上所述，文章以提高事業單位文書檔案管理效率的路徑討論為中心，通過對文書檔案的內涵進行概述，能夠使相關人員形成對事業單位文書檔案的正確了解；通過對事業單位實施文書檔案管理的重要性進行闡述，能夠使相關人員深刻意識到良好的文書檔案管理對單位發展的實際效用；通過對提升事業單位文書檔案管理效率的具體路徑進行分析，能夠為事業單位之後的文書檔案管理工作的高品質、高效率落實提供一定參考。（葉萍）

參考文獻

〔1〕史軍．關於提高事業單位檔案管理工作效率的思考研究〔J〕．國際公關，2022（07）：61-63．

〔2〕李焱．探析事業單位文書檔案管理的方法、路徑與保障〔J〕．蘭臺內外，2021（36）：21-22．72

關鍵詞：事業單位；文書檔案管理；管理效率

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