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文檔合併好麻煩!用如流文檔線上編輯告別“複製粘貼”笨辦法

發佈時間:2020-10-29 16:58:25  |  來源:中國網科學  |  作者:陳蕊  |  責任編輯:科學頻道

最近,市場部的實習生小張著實有點焦慮,起因是公司要辦一場晚宴,各部門的需求表都要發到小張這裡匯總。面對如洪水般襲來的文檔,小張這個職場新人沒有太多經驗,只能不斷重復“Ctrl+C”、“Ctrl+V”的動作,一遍遍更新著表格。但幾乎每個部門每天都有許多細微變動,小張已忙得焦頭爛額,生怕遺漏和填錯資訊。

整理文檔大概是辦公中最日常和頻繁的工作之一了,難度雖小,但想確保高效完成任務且不出錯,的確需要一些“功底”。其實,如果借助百度新一代人工智慧辦公平臺“如流”的文檔線上編輯功能,複雜的文檔整理便會簡單高效許多。

例如,當公司收集員工資訊、或統計加班、報銷等需要匯總多份文件時,與其把相互獨立的n份文檔交給1個人來合併整理,不如開放多人編輯許可權,大家協同辦理更加方便快捷。打開如流,點擊“上傳文件”,選擇“線上編輯”,隨後在“邀請協作”中添加項目的參與人,即可讓項目參與者們同時線上對文檔進行編輯。如此一來,每個人都對各自編輯的部分負責,分工明確,避免了像小張這樣在整理文檔過程中出現遺漏。

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(圖示:百度如流文檔線上編輯功能——查看歷史版本和協作記錄)

其次,由於系統內的文檔是實時更新的,用戶打開的永遠是最新版本。如果在編輯過程中發現問題,可以點擊“篩選”,根據修改時間、修改人和修改細節,查看詳細的歷史版本和協作記錄,了解整體修改進程,避免出現搞錯版本的狀況。

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(圖示:百度如流文檔線上編輯功能——查看並恢復歷史版本)

如果用戶想要還原某一個歷史版本也十分輕鬆,可在歷史版本列表中選擇需要還原的內容,先預覽效果,確認無誤後再點擊“恢復”圖標,即可將文檔還原為指定版本。當然,只有擁有編輯許可權的用戶才可以查看和還原歷史記錄,為的是保護文檔數據的安全性。

在如流的文檔編輯功能中,除多人協同編輯、查看操作記錄、查看和恢復歷史版本外,還包括轉發分享、一鍵下載等實用功能,滿足企業辦公的各項日常需求。

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(圖示:百度如流文檔線上編輯功能——轉發副本)

作為AI時代智慧辦公的引領者,百度如流擁有依託百度大腦建立的強大“AI中臺”和“知識中臺”,並打造出了可以便捷交互的通訊流、貫穿工作全流程功能的工作流,以及助力企業知識沉澱、加速企業創新的知識流,帶給用戶高效智慧的“流式辦公”體驗。

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