第一節 運作

在這個階段組織應嚴格執行體系文件的要求，重點圍繞培訓意識和能力，資訊交流，文件管理，執行運作控製程序，監測，違章、糾正和預防措施，記錄等方面的活動推進體系的運作工作。

一、培訓、意識和能力

（1）培訓的策劃和培訓計劃的確定

由培訓主管部門根據相關體系文件（培訓、意識和能力程式）的要求、組織體系建立總體計劃的安排、各相關部門的培訓需求等情況確定組織的總體培訓需求，制定詳細的培訓總計劃。明確培訓的組織部門、內容、時間、方法和考核要求。

其中培訓需求的確定應由各相關部門根據所確定的培訓內容，結合所在區域內組織的各崗位人員實際能力、經歷、意識和職責，有針對性的確定，從效果出發，避免一哄而上。

（2）培訓內容的確定

培訓的內容主要考慮以下方面：

a）職業安全健康意識的全員培訓，包括我國的職業安全健康問題及職業安全健康管理現狀等；

b）職業安全健康方針的全員培訓；

c）職業安全健康管理體系知識的培訓；

d）職業安全健康法律法規及相關要求的知識培訓；

e）體系文件、專業知識及技能培訓，包括組織生産活動過程中避免影響職業安全健康的作業要求，組織內制定的作業指導書、制度、應急方案等；

f）所在崗位的職業安全健康職責，重要危害因素，涉及的目標，資訊傳遞方式等；

g）體系運作相關責任人員的培訓，如管理者代表，內審員的培訓等。

培訓的內容還應明確參加的人員（培訓的對象），培訓教師，培訓教材等內容。要求應明確具體，易於相關部門執行。

（3）培訓時間

組織在確定培訓時間時應考慮組織內各相關單位的所在區域、生産活動任務、培訓內容的相關性、組織體系運作所處的階段、勞務人員、員工上崗前的培訓等因素，合理安排培訓時間，對相近的內容可以集中培訓，專業性較強的內容可以分班進行。使培訓精簡、高效、及時。

培訓的時間應具體明確。初次貫標的組織一般進行三種類型的培訓：

a）前期的宣貫培訓；

b）中期的培訓，管理體系文件和關鍵崗位的相關專業知識培訓；

c）內審前的內審員培訓。

（4）培訓方法

培訓方法的確定以靈活、實用為原則，應注重實效。

常見的方法有以下幾種：

a）專家討論會、講座。

b）電視、錄影教學（如典型事故教育）。

c）專業技術知識培訓，由專業人員和管理者進行在職培訓、現場教學。

d）組織內部業務或資訊刊物。

e）招貼畫和小冊子。

f）體系運作職業安全健康資訊的交流。

g）新員工上崗前培訓和考核。

h）去相關組織學習考察等。

（5）培訓的實施

由培訓計劃確定的責任部門、相關部門和人員根據確定的培訓計劃實施。如有局部變化，應按體系文件的相關要求進行修訂。實施的過程應嚴格認真，力求達到預期的培訓效果。培訓實施過程中也應注意按相關體系文件要求保存培訓記錄。

（6）考核方式

培訓效果的確定根據已確定的培訓需求、培訓內容的重要性、培訓的方式等因素確定考核的方式。方式應具體明確，有利於實施並能反映培訓效果。常見的考核方式如下：

a）筆試。

b）現場操作考核。

c）面試、口答。

d）生産過程中的績效監視測量。

二、執行運作控制、應急程式

在組織的體系運作過程中各相關部門及人員應按標準中4.4.6運作控制，4.4.7應急準備和響應，4.3.4職業安全健康管理方案等相關要素及文件的要求執行。

在體系運作初期各相關人員往往對相關要求理解不夠深入，組織的管理部門可結合培訓工作到所在區域或現場採取專項指導，到設立的樣板區域進行學習參觀，召開現場辦公會、系統集中會等方式推進運作工作。

在組織中涉及到的區域，應按文件的規定安排進行應急程式的演習。

三、監測監控

實施監測的主要作用為證實組織的相關職業安全健康活動符合國家規定、標準等要求；真實的反映體系運作的安全健康績效等方面，向組織的領導層提供對體系的下階段運作決策的依據。

（1）監測、監控的對象

a）體系文件的適用性；

b）各運作控制要求執行的符合性；

c）目標及方案的完成情況；

d）職責的實施落實情況；

e）標準中4.5.1監測測量要素的執行情況；

f）重要危害因素的控制情況；

g）法律、法規及其他要求的符合性。

（2）監測、監控的方法

主要可採用以下方法：

a）所在區域組織的自我監控、測量；

b）管理部門制定監控計劃，對計劃內區域的重點監控；

c）由外部相關部門實施監控、測量；

d）結合原有系統管理的例行檢查；

e）內審、管理評審監督機制的運用。

（3）監控後的改進

若出現不符合體系文件、法律法規及相關要求的情況出現時，組織內相關部門應根據出現不符合的性質採取相應的糾正或糾正措施。具體做法可根據標準4.5.2不符合、糾正和糾正措施要求或制定不符合、糾正和預防措施控製程序來執行。

四、違章、糾正和預防措施

在組織運作初期可能會出現大量的不符合文件或相關要求的情況，這是正常現象，組織應正確而對，而不應通過造假資料、塗改等方式去掩蓋出現的問題。

有一些組織在體系運作時認為發生了嚴重的職業安全健康事故或影響才是不符合，所以自認為沒有不符合的情況。但深入審核後卻發現並不是如此，出現這樣的問題是由於對不符合的理解存在偏差。借鑒GB/T 19000-2000中不符合的定義為“未滿足要求”（明示的，通常隱含的或必須履行的需求或期望），對此可以理解為如果出現未滿足文件（體系文件）的規定，法律法規及其他要求，相關方的要求或期望等情況，不論其嚴重程度均屬於不符合。明確這個問題後有助於組織正確理解不符合。

組織可通過以下方法收集不符合的資訊：

a）由監測、監控所記錄的結果來收集體系運作中的不符合；

b）組織內收集的外部資訊和內部溝通的資訊

組織可按標準中4.5.2的要素及相關體系文件要求，通過體系的自我完善功能去及時有效的予以糾正或認真分析原因，制定措施去消除這些已出現的不符合。對文件規定介面存在的問題，可在系統間進行協調，更改相應的要求。對具體操作過程中存在的普遍問題可考慮補充制定詳細作業文件的方式解決等，確保體系長期有效運作和持續改進。

五、資訊交流

資訊交流是確保各要素構成一個完整的、動態的、持續改進的體系的基礎。組織可按標準及體系文件的要求在運作中實施這項要素。對以下方面進行關注。

（1）資訊交流的內容

a）職業安全健康方針傳達到全體員工和有關相關方；

b）目標及職業安全健康管理方案的傳達；

c）職責和許可權的資訊；

d）體系文件的分發資訊；

e）培訓的資訊；

f）法律法規的識別、獲取、分發；

g）與相關方的溝通；

h）對體系進行監測和測量結果的傳達和反饋；

i）不符合和糾正措施的資訊；

j）內審和管理評審資訊等。

（2）資訊交流的方式組織可按上下交流、內外交流、平級間交流三種類型根據實際情況採取並確定以下方式：

a）組織原有的作法：如內部刊物，板報，職代會，生産例會；

b）組織的現有資源：局域網，傳真電話等；

c）體系文件規定的方式等。

六、文件

應按相關體系文件的要求，將體系文件及適用文件（尤其是運作中用的表格）及時發放至使用人員。供相關人員學習使用，並進行以下工作。

a）在體系運作初期時應對原有的文件進行整理識別；

b）對在內容上有所抵觸的文件，應及時作廢妥善處理；

c）對所有現行有效的文件應進行整理編號，適當標識，方便查詢索引；

d）充足印發適用的體系文件，尤其是表格，及時發放至適用部門、人員，使組織內的人員能得到並使用最新的文件表格；

e）對適用的規範、規程等行業要求要及時購買補充完善，使適用的區域能夠及時得到。

七、記錄

此項工作重點是在組織適用區域內及時得到適用文件的前提下，在體系運作的過程中及時按文件的要求進行記錄，如實反映體系的運作情況。如定期存檔保存，體現記錄的真實性。還應注意記錄填寫的時間、人、真實性等。

第二節 職業安全健康管理體系內部審核

一、內審的目的、作用

內部審核是組織對其自身的職業安全健康管理體系所進行的審核，是對體系是否正常運作以及是否達到了規定的目標等所作的系統的、獨立的檢查和評價，是職業安全健康管理體系的一種自我保證和監督機制。

二、內部審核工作應注意的問題

a）要考慮在一個階段或年度內覆蓋體系涉及的所有部門和人員。

在一個年度或一個運作期內可以實施多次內審，每次內審可根據情況對局部或全部（部門或區域）審核，但在一個年度或一個運作期內應確保對體系覆蓋的所有部門或區域都進行審核。

b）審核的頻率和範圍要與擬審核的部門和區域的狀況和重要性相適應。

對體系運作及其效果、重大危害因素涉及到的、直接影響方針目標完成情況、與職業安全健康績效有重要影響的部門或區域應加強審核的頻率和力度，確保體系運作效果。

c）要結合以往審核的結果，對體系運作效果較差或不符合項較多的部門或區域應加強審核，以促進其提高。

d）要明確策劃出審核的方式、方法和頻率，形成審核計劃，併發放至相關部門。

關於此項活動詳細內容參見管理體系認證之友叢書之一《內部審核策劃與實施》。

第三節 管理評審

管理評審是由組織的最高管理者對職業安全健康體系進行的系統評價，以確定職業安全健康體系是否適合於法規和內外部條件的變化等。它是一種對職業安全健康管理體系的全面審查，是三重監督機制中很重要的一種監督機制。召開的時機以內部體系的變化和外部要求改變的情況為決定因素。

一、管理評審的步驟

管理評審程式一般分為以下步驟：

（1）管理評審的策劃，制定評審計劃

根據最高管理者提出的要求，由管理者代表或指派職業安全健康主管部門擬定管理評審計劃，報最高管理者批准後由主管部門于評審前分發，通知參加評審的人員並收集資訊。

（2）管理評審的資訊收集

由管理者代表組織主管部門及有關部門匯集、準備評審資訊評審資訊應盡可能充分、全面。

a）職業安全健康體系的有效性、充分性和適宜性。

b）方針、目標以及職業安全健康管理體系其他要素可能需要進行的修改。

c）識別出危害因素尤其是評價出的重大危害因素的控制情況。

d）職業安全健康目標和職業安全健康績效情況。

e）職業安全健康管理體系內部審核的結果，內審報告提出的建議及糾正措施實施情況。

f）職業安全健康行為控制措施的有效性，職業安全健康事故中吸取的教訓。

g）法律、法規方面新的要求，相關方關注的問題，內、外部反饋的資訊。

h）職業安全健康體系的變化，組織經營策略的變化情況等。

（3）管理評審的實施，召開管理評審會議

最高管理者主持召開評審會議，對提交的資訊進行分析、討論，決議，由主管部門進行記錄。

評審報告的內容包括：

a）OSHMS的總體評價；

b）變化的客觀情況和持續改進的承諾引起的改進要求；

c）OSHMS可能需要修改的要素或文件；

d）方針、目標可能進行的修改要求等。

（4）管理評審的資訊輸出

以評審報告為主要方式。評審報告報最高管理者批准，分發相關部門和人員。

（5）報告留存

管理評審記錄及報告應形成文件由主管部門保存並歸檔保存。

（6）評審後要求

a）通過管理評審發現的問題，由相關責任人或部門實施整改；

b）主管部門組織對整改結果進行驗證，填寫驗證報告；

c）適用時，由文件的原編制、審批部門進行整改，包括所涉及的文件更改。

管理評審的形式可靈活多樣，也可和組織原有管理過程中的一些會議一同進行，例如職代會等。

二、管理評審應注意的問題

組織在進行管理評審時應注意以下問題：

（1）資訊輸入的充分性和有效性。

組織內管理評審的組織部門應給各相關部門和人員足夠的時間準備提交管理評審的資訊，避免時間太短各相關部門和人員沒有充分的準備，造成資訊輸入的空洞，影響評審的效果和嚴肅性。

（2）管理評審過程應充分嚴謹。

管理評審的與會人員應認真對待提交的資訊，進行充分嚴謹的討論。

（3）管理評審的結論應請楚明瞭，表述準確。

對於管理評審報告，組織各部門應認真歸納提煉，文字描述應請楚明瞭，利於組織內各級人員了解到管理評審的結論，進行相應的整改。

（4）對管理評審所引發的措施應認真進行整改。

【案例一】

管理評審計劃：（公司屬各二級單位及部門）

根據本公司年初制定的工作計劃，定於12月20日召開由總經理主持的本年度第一次管理評審，各二級單位和部門應于12月5目前將各自相關的管理評審資訊報公司辦公室，評審資訊主要圍繞下列內容：

1）本部門職業安全健康管理體系運作情況總結；

2）體系運作要求的有關記錄或報告總結；

3）相關方要求的資訊反饋；

4）內部審核結果及改進措施的執行、驗證記錄或報告；

5）本部門執行職業安全健康方針、目標情況的自我評價，包括成績、問題、改進措施；

6）本部門運作職業安全健康體系資源方面有何困難、所需資源等。

管理評審的主要課題為：

1）職業安全健康方針、目標的實現情況；

2）管理方案的有效性情況；

3）職業安全健康績效情況；

4）糾正和糾正措施情況；

5）事故分析情況；

6）資源的配合情況。

（其他略）

【案例二】

管理評審報告

公司于12月20日由公司最高管理者王經理主持了管理評審會議，評審了各一級中-位及部門提交會議的資訊經過公司各級與會領導的評審，現將評審結論下發如下：

a）職業安全健康體系的有效性、充分性和適宜性方面。（略）

b）方針、目標以及職業安全健康管理體系其他要素可能需要進行的修改。（略）

c）職業安全健康目標和職業安全健康績效情況。（略）

d）職業安全健康管理體系內部審核的結果，內審報告提出的建議及糾正措施實施情況。（略）

e）職業安全健康行為控制措施的有效性，職業安全健康事故中吸取的教訓。

f）根據市場競爭和業主的普遍要求，會議決定改進噴漆車間的生産環境，立項建設新的噴漆廠房，並改進原有的工藝，引進義大利先進的電噴漆流水線，從而提高噴漆品質，減少對作業人員的身體健康影響。此項改進涉及資金300萬由生産張副經理負責具體落實。

g）法律、法規方面新的要求，相關方關注的問題，內、外部反饋的資訊。（略）

h）組織經營策略的變化等。（略） （中科院國際學術交流中心供稿）