第四節 食品資源管理
食品同提供給人道主義組織的其他資源一樣,必須得到有效管理。許多人道主義組織基於健全、透明的資源管理工作準則,建立了標準的商品或清單管理程式及財務體系。清單管理體系向捐助者提供報告,更為重要的是,這些體系能為項目的計劃者和管理者提供資訊,以便確定食品救助重點對象。
人道主義組織必須採取合理措施以保證食品的安全,不允許任何偷竊或偏離食品救助計劃的行為發生,因此,同救助組織簽訂合同的第三方(例如運輸商)必須承擔保證食品安全到達的責任。
資源管理標準
食品救助商品和項目基金的管理、跟蹤和核算應採用透明的審計制度。
關鍵指標
●在分配給災民之前,必須做到安全管理,以確保物資安全:
——食品和物資要儲藏在安全和清潔的環境條件下,以免遭受損失。
——第三方服務提供者其責任期內承擔食品安全的所有責任,若發生任何損失,應予以賠償。
——對食品進行監控,並按標準程式對不合格品進行處理。
——監控食品受損情況,並盡最大可能進行挽救。
——清單數目應定期與存貨核準。
●公開公平地簽訂食品及服務合同。
●建立清單財務和報表系統:
——運貨單要有物資的轉交手續記錄。
——提供存貨分類帳單、收據、結余等摘要。
——確認損失情況,並對其進行説明。
——編制清單報告總覽。
救助指導
1.報告要求:大多數的雙邊或多邊的食品捐贈者都明確要求有食品救助的報告,救助組織應採取各種方法以滿足這些要求。
2.財務制度:食品管理局公佈的《普通捐助物資會計原理》(1993),為如何建立食品救助財務制度提供了指南。
3.品質確認:只要有可能,在購買商品時應監控是否附有衛生許可證或其他的檢驗證書,以證明適合人們食用。
4.不適合消費商品的處理:如果經過檢測顯示食品不適合人們消費,則應採取一切措施使其不能流入當地市場。處理的方法包括作為動物飼料出售、掩埋和焚燬。
5.公開、公平:必須嚴格遵守公平和公開的交易程式,這樣可以有效避免徇私舞弊和個人收取回扣。大多數的救助機構都有交易和採購指南,這是其作為非盈利或慈善機構的必要條件。
6.專家:在所有的食品救助項目中,應召集有經驗的食品救助管理者來管理和培訓長久工作的專業人員,並建立清單管理系統。
7.記錄:在食品救助接收、儲存和/或分發之後,應保存各種必要的清單管理記錄和各種表格(運貨單、存貨分類賬以及報表等),以確保有食品移交手續。
8.提供資訊:可考慮利用當地媒體或傳統方法來傳播消息,使人們能夠獲知食品救助供給和運作情況,同時增加透明度。可召集災民中的婦女來幫助向公眾提供有關食品救助項目的資訊。
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